Отправка отчётности почтой

Здесь речь пойдет об отправке отчетности (налоговой, статистической, в фонд социального страхования, в пенсионный фонд, фонд обязательного медицинского страхования или любой другой фонд) по почте.

Желательно сдавать отчетность лично и иметь на сдаваемых формах отметки о сдаче, но если обстоятельства не позволяют Вам поступать так (или просто лень), то ст. 80 Налогового кодекса позволяет отправлять отчетность почтой. День отправки отчетности по почте считается днем её представления в соответствующий орган. Если отправка отчетности по почте не является нарушением, но почему же, спросите Вы, желательно сдавать лично? Да просто в этих организациях зачастую полученную почту не могут физически обработать, или Ваше письмо затеряется, или Вашу информацию не занесут в базу, или.....

Для того, чтобы отправить письмо в соответствующее учреждение, необходимо знать его почтовый адрес. Вот адреса самых нужных в этом смысле учреждений: Отправка почтовых отправлений регулируется 176-ФЗ от 17.07.1999 г. "О почтовой связи" и Постановлением Правительства № 221 от 15.04.2005 г. "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи".

Для отправки подобных документов используют либо ценное письмо, либо заказное письмо с уведомлением или без уведомления. Наиболее целесообразно использовать заказное письмо с уведомлением. Хотя можно и ценное (оно просто дороже), можно и без уведомления. Уведомление же позволяет Вам быть уверенным, что ваше письмо вручено адресату. Если же Вы отправляете ценное письмо, то оцените отправляемые документы чисто символически, в 1-2 рубля, большая стоимость все равно не дает Вам никаких повышенных гарантий, а вот стоимость отправки увеличивает.

Для отправки вам необходимы: отправляемые формы в 1 экземпляре, заполненные опись вложения в 2 -х экземплярах и уведомление о вручении и разумеется конверт. Если Вы придете на почту с заполненными описью формы 107 и уведомлением формы 119 Вы сэкономите свое время, если их у Вас не будет, то вы сможете купить их на почте.

На почте отдаете в окошко конверт (естественно заполненный) с вложенными в него отчетными формами и описью вложений (2 экз.) и заполненное уведомление о вручении (1 экз.). Сотрудник почты проверяет соответствие вложения указанному в описи вложения, ставит штамп на описях, одну опись вкладывает в конверт, а одну отдает Вам, запечатывает конверт, взвешивает его, считает стоимость отправки, Вы платите и получаете чек. С почты уходите с описью и чеком оплаты.

Стоимость отправки письма зависит от выбранного способа отправки (ценное, заказное письмо, с уведомлением или без такового), расстояния до адресата и веса письма. По опыту отправка письма с двумя, тремя листами в пределах одного региона как правило не превышает 100 руб.

Затраты, связанные с отправкой отчетности почтой ст. 346.16 Налогового кодекса разрешает относить на расходы организации.

Заполнить бланк описи и бланк уведомления не должно составить для Вас труда, разве что надо помнить, что в уведомлении ф.119 на лицевой стороне пишется адрес, по которому надо доставить уведомление (т.е. "обратный адрес"), а на оборотной стороне соответственно адрес получателя.

В общем, после отправки почтой у Вас в деле должны остаться: копии форм которые Вы отправили, опись вложения ф. 107 со штемпелем почты, кассовые чеки оплаты отправки и уведомление о вручении ф. 119 после того как вам его доставят (если Вы отправляли письмо с уведомлением).

Необходимо знать, что в Москве одно из отделений почты как "дежурное" работает даже в выходные и праздничные дни. Адрес такого отделения как правило вывешивается объявлением в отделениях почты накануне.