Прием на работу, кадровое делопроизводство

В каждой организации обязательно должны быть разработаны и утверждены:

1. Приказом по организации Штатное расписание (форма Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 г. "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"), там же изложен порядок заполнения штатного расписания. Пример приказа об утверждении штатного расписания здесь;

2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (пример ПВТР). Он разработан на основании действующего и по настоящее время Постановления Госкомтруда СССР от 20.07.1984 N 213 "Об утверждении типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций" с адаптацией под современные условия.

Обязанность по разработке ПВТР определена ст. 189 Трудового кодекса, в соответствии с которым, это локальный нормативный акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. В соответствии со ст. 68 работодатель при приеме на работу обязан ознакомить работника с ПВТР (рекомендуется под роспись перед заключением трудового договора);

3. Положения об обособленных подразделениях, филиалах (пример положения о филиале), представительствах (если они имеются). Обязанность по разработке данных положений определена Гражданским кодексом;

4. График отпусков (форма Т-7 утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 г. "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). Даже если организация у Вас небольшая, вести график отпусков Вы обязаны в соответствии со ст. 123 ТК РФ. Он же определяет, что график отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до нового года. По ТК работник ставится в известность об отпуске не позднее, чем за 2 недели до его наступления, но лучше ознакомьте сотрудников с графиком отпуском под роспись в начале года;

5. Должностные инструкции в соответствии со штатным расписанием (они доводятся работникам под роспись при приеме на работу). Инструкции разрабатываются на основании Единых тарифно-квалификационных справочников, которых довольно много, для большей части руководящих сотрудников должностные обязанности изложены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ № 37 от 21.08.1998 г.);

6. Положение о защите персональных данных работников. Обязанность по защите персональных данных установлена ст. 86,87 ТК РФ. С положением о защите персональных данных работники должны быть ознакомлены под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ) (примерная форма Положения о защите персональных данных);

7. Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании. Хочется обратить внимание, что содержание данного документа для каждого предприятия индивидуально в зависимости от принятых систем оплаты труда и должно во многом определяться главным бухгалтером. Вместо указанного Положения может разрабатываться Положение об оплате труда, поскольку закон не обязывает премировать и стимулировать работников, однако на практике имеет место и то и другое (примерная форма Положения об оплате труда, премировании и материальном стимулировании применительно, например, к небольшой строительной компании);

8. Если в организации имеется коммерческая тайна и предполагается заключение Договора о неразглашении коммерческой тайны, то должен быть Перечень информации, составляющей коммерческую тайну (ст. 10 98-ФЗ от 29.07.2004 г. "О коммерческой тайне"). При разработке данного перечня необходимо учитывать что в ст. 5 98-ФЗ определены сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну, и следовательно, не могут быть включены в перечень информации, составляющей коммерческую тайну. Также должен быть Перечень работников, которые в связи с исполнением ими своих должностных обязанностей имеют доступ к информации, составляющей коммерческую тайну. Иногда разрабатывают Положение о коммерческой тайне, тогда Перечень информации, составляющей коммерческую тайну и Перечень работников, которые в связи с исполнением ими своих должностных обязанностей имеют доступ к информации, составляющей коммерческую тайну включаются в состав Положения о коммерческой тайне.

9. Трудовые договоры;

10. Приказы:
  • о приеме работника на работу форма Т-1, о приеме работников на работу форма Т-1а;
  • о переводе работника на другую работу форма Т-5, о переводе работников на другую работу форма Т-5а;
  • о предоставлении отпуска работнику форма Т-6, о предоставлении отпуска работникам форма Т-6а;
  • о расторжении трудового договора с работником (увольнении) форма Т-8, о расторжении трудового договора с работниками (увольнении) форма Т-8а;
  • о направлении работника в командировку форма Т-9, о направлении работников в командировку форма Т-9а;
  • о поощрении работника форма Т-11, о поощрении работников форма Т-11а..
11. Трудовые книжки;

12. Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Могут заключаться только с работниками, перечень должностей которых приведен в Постановлении Минтруда от 31 декабря 2002 г. № 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности" (типовая форма Договора о полной индивидуальной материальной ответственности);

13. Документы по охране труда. Строго говоря, документы по охране труда косвенно касаются оформления трудовых отношений. Однако, не рекомендуем пренебрегать вопросами охраны труда, которые жестко увязаны с кадровыми (подробный перечень документов по охране труда, разрабатываемых в организации).

В каждой организации обязательно должны вести:

Кроме перечисленных выше обязательных документов, при необходимости можно разрабатывать:

1. Организационная структура - разработка такого документа законодательно не предусмотрено, представление о структуре дает штатное расписание, однако в организационной структуре более наглядно представляется иерархическая структура компании. На наш взгляд красиво выполненная в большом формате оргструктура компании украсит кабинет кадрового работника.

2. Коллективный договор - это не обязательный документ, если нет письменного заявления сотрудников о желании заключить коллективный договор (ст. 36 ТК РФ). К тому же, коллективный договор разрабатывается в строгом соответствии с ТК РФ, и руководствуясь ст. 50 ТК необходимо регистрировать данный договор в инспекции по труду. Работодателю небольшой организации проще без него. Но если все же он есть, то "Правила внутреннего трудового распорядка" (пример ПВТР) в соответствии со ст. 190 ТК являются приложением к коллективному договору. Коллективному договору как правило предпочитают "Положение о персонале", в котором можно изложить все то, что должно быть в коллективном договоре, но нет необходимости учитывать мнение сотрудников, строго придерживаться нормативных актов и регистрировать его в инспекции по труду.

3. Анкета работника

4. Личные дела. Обязанности по ведению личных в коммерческих организациях нет. Однако на практике документы работника подшиваемые в папку, сами по себе формируют личное дело, а если оно будет оформлено по всем правилам, то это только плюс кадровику.

5. Положение о персонале
  • Положение об аттестации;
  • Положение об отделах;
  • Положение об адаптации работников;
  • Положение о коммерческой тайне;
  • Положение о командировках;
  • Положение о порядке регистрации трудовых договоров.

Порядок приема работника на работу (общий случай):

1. Работник должен выразить свое намерение работать на определенной должности. Законодательно не установлена обязанность подачи соискателем заявления о приеме на работу, однако лучше будет если он напишет его, в 99 % случаев так и делается на практике (примерный бланк заявления о приеме на работу).

2. Если в соответствии со ст.69 ТК РФ работник должен пройти обязательное предварительное медицинское освидетельствование при заключении трудового договора, а именно:
В этих случаях необходимо выдать соискателю направление на обследование с указанием должности (профессии) и (или) опасного ( вредного) производственного фактора.

3. Ознакомить работника под роспись с Правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), Положением о защите персональных данных, должностной инструкцией и другими локальными актами организации.

4. Заключить трудовой договор, а если это предусмотрено для данной должности, то и Договор о полной индивидуальной материальной ответственности (Постановление Минтруда от 31 декабря 2002 г. № 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности") (Типовая форма Договора о полной индивидуальной материальной ответственности), и Договор о неразглашении коммерческой тайны, в случае заключения договора о неразглашении коммерческой тайны в соответствии со ст. 10 Федерального закона 98-ФЗ "О коммерческой тайне" в организации должен быть утвержден Перечень информации, составляющей коммерческую тайну.

В соответствии со ст. 67 ТК РФ один экземпляр договоров выдается работнику, а второй остается у работодателя, причем необходимо, чтобы на экземляре работодателя работник расписался в получении своего экземпляра договора.

5. Издать приказ о приеме работника на работу по форме Т-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 г. "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Приказ доводится до работника под роспись в трёхдневный срок (ст. 68 ТК РФ) и регистрируется в Журнале регистрации приказов.

Желательно, чтобы работник написал заявление на налоговые вычеты (если желает конечно), и если есть дети, сдал копии свидетельств о рождении детей (оно необходимо для применения налогового вычета на детей), представил справку формы 2-НДФЛ (справка о доходах физического лица) с прежнего места работы, она необходима бухгалтеру для расчета вычетов.

6. Сделать запись в трудовую книжку (оформить трудовую книжку, если её нет). В соответствии со ст. 66 ТК РФ запись в трудовую книжку не делают работодатели - физические лица (т.е. индивидуальные предприниматели). При оформлении, ведении и хранении трудовых книжек необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" (в редакции Постановлений Правительства РФ от 06.02.2004 г. № 51, от 01.03.2008 г. № 132, от 19.05.2008 г. № 373) и Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек".

7. Внести запись в Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним и, если необходимо (работнику книжка оформляется впервые), то и Приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё. Формы этих книг определены Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.03 г. "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек".

Эти книги должны быть прошнурованы, пронумерованы, подписаны руководителем и скреплены печатью.

Приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё ведет бухгалтер, поскольку по сути, это книга выдачи бланков трудовых книжек.

8. Оформить личную карточку работника формы Т-2 (данная форма определена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", в ней, на стр. 2 работник ставит свою подпись.

Бухгалтер оформляет Лицевой счет формы Т-54 (определена постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.04 г. "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"), а также Налоговую карточку по учёту доходов и налога на доходы физических лиц по форме НДФЛ-1 и другие необходимые документы.

Лицо, ответственное за охрану труда оформляет Контрольный лист прохождения инструктажей и проводит все необходимые мероприятия по обучению охране труда.